La oportunidad competitiva de adoptar el firmado electrónico de documentos

La pandemia mundial causada por el COVID-19 ha detonado la necesidad de acelerar una transformación de las organizaciones públicas y privadas que permita adoptar y usar como aliados estratégicos a las tecnologías de la información y comunicación en sus actividades diarias. Lo que antes representaba tan sólo una oportunidad paulatina de innovar y eficientar, hoy se convierte en una prioridad urgente para implementar soluciones digitales que faciliten o incluso posibiliten sus labores desde esta realidad incierta de distanciamiento generalizado. Quizás una de las herramientas más eficaces por su simplicidad de uso y por su enorme impacto operativo, mercadológico y jurídico es la posibilidad de firmar documentos a través del uso de la firma electrónica, particularmente la avanzada.

En ese sentido, México está de suerte. No sólo existen hoy las tecnologías que permiten el firmado digital de documentos, sino también el marco jurídico que hace que no sólo sea completamente legal su uso, con incluso más ventajas que la manera tradicional, al eliminar un sinfín de riesgos y costos que no se pueden ignorar en ningún caso.

El marco jurídico mexicano otorga a la firma electrónica avanzada el atributo de no repudiable, es decir, la dota de validez legal en todos los documentos o archivos en que sea utilizada. Si, además, el mecanismo de firmado es el correcto, el documento digital resultante se constituye en prueba plena dentro de un proceso de naturaleza judicial, es decir, sin necesidad siquiera de peritaje de firmas.

Precisamente es este último punto la principal distinción práctica entre la firma electrónica simple y la avanzada. La primera, si bien está reconocida dentro del marco legal, sí es sujeto de peritaje y de potencial controversia, generando los inconvenientes, tiempos y costos adicionales típicos de un juicio con documentos tradicionales involucrados. Por tanto, en la medida que sea posible, será conveniente el uso de firma electrónica avanzada (FEA).

En México existen varias FEA disponibles, públicas y privadas. Entre las públicas destaca la eFirma -antaño conocida como Fiel- que habilita sin cortapisas todo lo que aquí estamos señalando.

No sólo es importante decidir la firma a utilizar, también hay que tener en cuenta que no todas las soluciones en el mercado de firmado electrónico avanzado cumplen los requisitos legales necesarios. Un mecanismo poco ortodoxo -que no cumpla con los parámetros

establecidos en la norma 151- podría llevar a la invalidez del documento, provocando la posible invalidez del acto en el peor de los casos, o la controversia judicial innecesaria en el mejor de ellos.

Usando la FEA disponible a través de un servicio de firmado de calidad, se abre un abanico enorme de ventajas inmediatas, destacando las siguientes:

• Facilita la comunicación administrativa interna y externa.

• Mejora los esquemas de seguridad en el envío y recepción documental.

• Elimina gastos de traslados en envíos, custodia y archivado.

• Evita el uso de papel, con el consiguiente riesgo en su deterioro o pérdida, así como de alteración.

• Amplía las posibilidades de operaciones comerciales a través de la suscripción de contratos o documentos legales de forma remota.

• Simplifica los procesos internos inherentes a derecho corporativo.

• Otorga certeza legal al ser imposibles de alterar.

• Facilita esquemas de productividad al habilitar el blockchain o incluso los contratos inteligentes.

• Permite la relación comercial internacional al eliminar las barreras de traslados, pero también las lingüísticas.

• Habilita el procesamiento automático y computacional de los documentos otorgando inmediatez al mismo y eliminando potenciales errores de transcripción.

Estas ventajas hoy tienen indudables beneficios del lado competitivo para quien las use, por ser todavía un esquema desconocido para muchos. Pero muy pronto se volverá herramienta indispensable para seguir operando de manera contractual. Mientras tanto, los primeros usuarios habrán de aumentar la rapidez transaccional, el atractivo de sus productos y soluciones y el alcance a nuevos clientes y territorios. Además, con su uso se abre la puerta a la digitalización completa de las organizaciones integrando, cada vez, más automatización, más seguridad y trazabilidad y menos riesgos en toda la operación completa.

Los usuarios de la solución digital de C-Firma podrán disfrutar de todas las ventajas anteriormente mostradas, además de facilidad de uso, conveniencia por ser accesible desde cualquier dispositivo conectado a Internet y tener detrás a una empresa líder en el mercado como es C-Estrategia. Su instalación inmediata no tiene ningún costo y el pago se

realiza únicamente por documento digitalizado. La eficiencia y los ahorros se producen desde el primer día.

C-Estrategia es una empresa mexicana especializada en Estado de derecho digital mexicano. Sus consultores están familiarizados con los retos cotidianos y estratégicos de las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas; sus juristas han parametrizado un sinfín de procesos administrativos, tanto en el ámbito privado como público, y dentro del público, tanto en lo que se refiere al gobierno como al poder judicial, con plataformas de juicios mercantiles, civiles y contencioso-administrativas en algunas de las principales entidades federativas del país. Han redactado también nuevas leyes y reglamentos para varias entidades federativas y para el gobierno federal en relación al Estado de derecho digital; y sus informáticos no sólo han generado millones de líneas de código que hoy facilitan la vida a decenas de organizaciones y ciudadanos, sino que han logrado interoperar el software con sistemas de indudable sensibilidad, eliminando en muchos casos requisitos administrativos engorrosos.

En sus 10 años de existencia ha entregado sistemáticamente proyectos de éxito que le han valido no sólo el reconocimiento continuado de sus clientes, sino el reconocimiento de algunos de los premios más relevantes en materia de procedimiento digital nacional e internacional.

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